政策

隐私与信息管理政策

机构管理的服务对象、员工、董事会和志愿者档案将根据 F.O.I.P. 采用的标准以及与资助者签订的个人合同，遵循收集、管理、保护、销毁和移交信息的准则。由执行主任或指定人员进行的 "季度档案审查 "以及数据收集系统工具将对 "服务对象 "档案的完整性进行监控。至少每年对所有档案进行一次监测，以完成许可要求并确保档案中的数据是最新的。确保合规的跟踪系统工具已经开发出来，必须加以利用。每年根据工作人员的周年纪念日对其档案进行审查，因为审查是在完成年度评估的同 时进行的。

访问文件和数据

所有档案信息均在指定的办公室双锁保存（柜子和办公室）。不得在员工人事档案中放置员工无法查阅的信息。员工可向执行主任申请查阅其个人档案。执行主任可向董事会主席申请查阅其个人档案。

服务对象的档案也存放在指定的办公室内，双层上锁。所有员工均可查阅服务对象的档案。当前客户可以查阅任何非第三方信息。将遵循 FOIP 程序。申请必须向执行主任提出。任何要求从机构档案中获取信息的已离职客户，如果在 7 年内接受过服务，均可向执行董事 提出申请。所有客户档案将在 7 年后销毁。

如果信息需要更正或更改，旧信息必须用一行划掉。更改的作者必须在行首和行尾首字母签名。任何更改或更正的信息也应在机构联系说明上突出显示。只有在制作专业文件时才可使用蓝色或黑色钢笔。

根据工程处的政策，未经受服务人员的明确书面同意，不得向任何其他人或机构透露任何受服务人员的信息。

数据维护

本机构管理的客户和员工档案将根据 F.O.I.P 采用的标准，遵循收集、管理、保护、销毁和移交的准则。在安全的办公室内将有一台专用电脑供专业人员使用，该电脑受密码保护。客户档案的电子存储是临时性的，这些信息会被转移到记忆棒上，与客户档案的硬拷贝一起保存。与客户相关信息的电子邮件必须有密码保护。所有文件柜都上锁和/或存放在安全的房间内。

保护文件和数据

所有客户信息都必须上锁，并确保其物理和电子安全。该机构的政策规定，所有文件和记录都必须由主管审核，以确保数据收集的准确、一致和完整。接收表格用于收集准确完整的信息。根据该机构的政策，专用工作电脑装有有效的防火墙和最新的防病毒软件。硬盘上的客户信息会持续备份到记忆棒上，以防止信息丢失。专用电脑受密码保护。

电子技术

根据该机构的政策，专用工作电脑配备了有效的防火墙和最新的防病毒软件。硬盘上的客户信息会持续备份到记忆棒上，以防止信息丢失。专用电脑受密码保护。所有客户电子内容（如电子邮件）都存储在受密码保护的专用电脑上。手机被广泛使用，但这些设备上绝不会存储任何服务对象或机密数据。短信在阅读后会立即删除，在手机使用期限（合同）结束后，设备会被锤子敲碎并销毁。短信中只能使用非身份识别数据。

监测设备

本机构的政策规定，在任何情况下，任何时候都不得对本机构的客户使用音频或视频设备。

A14 投诉

投诉是审议组织活动和进行改革的机会，可以改进计划、运作和服务。外部利益相关者必须有表达投诉的方法，而协会也必须认真对待这些投诉。及时处理问题可以避免问题升级，并显示出健全的风险管理做法。

圣爱丹之家协会为利益相关者、资助者、社区成员和服务对象提供了一种简单而有意义的投诉、评论和赞扬表达方式。机构网站上将提供投诉、评论和赞扬链接。投诉人可选择通过网站提交、与理事会主席或指定人员电话联系或提供详细地址的书面形式进行投诉。

所有投诉信息都将转给董事会主席。董事会主席或指定人员将在 7 天内确认投诉、评论或赞扬，并告知投诉人将对投诉采取行动和行动时间表。通过此渠道收到的所有信息都将提交董事会审查。必须保留投诉文件，并将投诉记录在董事会会议记录中。