ایجنسی کے زیر انتظام کلائنٹ، عملہ، بورڈ اور رضاکارانہ فائلیں FOIP اور فنڈرز کے ساتھ انفرادی معاہدوں کے مطابق معلومات کو جمع کرنے، انتظام کرنے، محفوظ کرنے، تباہ کرنے اور منتقل کرنے کے لیے رہنما اصولوں پر عمل کریں گی۔ ایگزیکٹیو ڈائریکٹر یا نامزد کردہ اور ڈیٹا اکٹھا کرنے کے نظام کے ٹولز کے ذریعے کیے گئے سہ ماہی فائل ریویو کے ذریعے افراد کی پیش کردہ فائلوں کی تکمیل کی نگرانی کی جائے گی۔ تمام فائلوں کی کم از کم سالانہ نگرانی کی جاتی ہے تاکہ لائسنسنگ کی ضروریات کو پورا کیا جا سکے اور اس بات کو یقینی بنایا جا سکے کہ فائل پر موجود ڈیٹا اپ ٹو ڈیٹ ہے۔ تعمیل کو یقینی بنانے کے لیے ایک ٹریکنگ سسٹم ٹول تیار کیا گیا ہے اور اسے استعمال کیا جانا چاہیے۔ عملے کی فائلوں کا سالانہ اسٹاف ممبران کی سالگرہ کی تاریخ کی بنیاد پر جائزہ لیا جاتا ہے کیونکہ جائزہ سالانہ تشخیص کی تکمیل کے ساتھ مل کر کیا جاتا ہے۔
تمام فائل کی معلومات کو نامزد دفتر میں ڈبل لاک (کابینہ اور دفتر) میں رکھا جاتا ہے۔ ملازم کے عملے کی فائلوں پر کوئی ایسی معلومات نہیں رکھی جا سکتی ہے جس تک ملازم کو رسائی حاصل نہ ہو۔ ملازمین کو ایگزیکٹو ڈائریکٹر کی درخواست کے ذریعے اپنی ذاتی فائل تک رسائی کی اجازت ہے۔ ایگزیکٹو ڈائریکٹر کو بورڈ چیئر کی درخواست کے ذریعے اپنی ذاتی فائل تک رسائی کی اجازت ہے۔
افراد کی پیش کردہ فائلوں کو بھی نامزد دفتر میں ڈبل لاک کیا جاتا ہے۔ لوگوں کی پیش کردہ فائلوں تک تمام عملہ رسائی حاصل کر سکتا ہے۔ موجودہ کلائنٹس کو کسی بھی ایسی معلومات تک رسائی حاصل ہو سکتی ہے جو فریق ثالث کی معلومات نہ ہو۔ FOIP طریقہ کار پر عمل کیا جائے گا۔ درخواستیں ایگزیکٹو ڈائریکٹر کو دی جانی چاہئیں۔ ایجنسی کی فائلوں سے معلومات کی درخواست کرنے والا کوئی بھی خارج شدہ کلائنٹ یہ درخواست ایگزیکٹو ڈائریکٹر سے کر سکتا ہے اگر انہیں 7 سال کے اندر خدمت کی گئی ہو۔ کلائنٹ کی تمام فائلیں 7 سال کے بعد تباہ ہو جائیں گی۔
اگر معلومات کو درست کرنے یا تبدیل کرنے کی ضرورت ہے تو، پرانی معلومات کو ایک ہی لائن سے کھرچنا ضروری ہے۔ تبدیلیوں کے مصنف کو لائن کے شروع اور آخر میں شروع کرنا چاہیے۔ کسی بھی تبدیل شدہ یا درست شدہ معلومات کو ایجنسی کے رابطہ نوٹ پر بھی نمایاں کیا جانا چاہیے۔ نیلے یا سیاہ قلم صرف پیشہ ورانہ دستاویزات بناتے وقت استعمال کیے جائیں۔
ایجنسی کی یہ پالیسی ہے کہ کسی بھی شخص کی جانب سے پیش کردہ معلومات کسی دوسرے شخص (افراد) یا اداروں کو فراہم کیے گئے افراد کی تحریری رضامندی کے بغیر جاری نہ کی جائیں۔
ایجنسی کے زیر انتظام کلائنٹ اور عملے کی فائلیں FOIP کے استعمال کردہ معیارات کے مطابق جمع کرنے، انتظام کرنے، محفوظ کرنے، تباہی اور منتقلی کے لیے رہنما خطوط پر عمل کریں گی کسی بھی صورت میں یہ ایجنسی کلائنٹس کی آڈیو یا ویڈیو ریکارڈنگ استعمال نہیں کرتی ہے۔ پیشہ ورانہ استعمال کے لیے ایک سرشار کمپیوٹر ہوگا جو پاس ورڈ سے محفوظ ہے اور ایک محفوظ دفتر میں ہوگا۔ کلائنٹ فائلوں کا الیکٹرانک ذخیرہ عارضی ہے، اور یہ معلومات میموری سٹکس میں منتقل کی جاتی ہے اور کلائنٹ فائل کی ہارڈ کاپی کے ساتھ رکھی جاتی ہے۔ کلائنٹ سے متعلق معلومات کے ساتھ ای میل کا استعمال پاس ورڈ سے محفوظ ہونا چاہیے۔ تمام فائل کیبنٹ مقفل ہیں اور/یا محفوظ کمرے میں ہیں۔
کلائنٹ کی تمام معلومات کو جسمانی اور الیکٹرانک دونوں طور پر مقفل اور محفوظ کرنا ہے۔ یہ ایجنسی کی پالیسی ہے کہ تمام دستاویزات اور ریکارڈز کا ایک سپروائزر کے ذریعے جائزہ لیا جائے تاکہ درست، مستقل اور مکمل ڈیٹا اکٹھا کیا جائے۔ انٹیک فارمز کا استعمال درست اور مکمل معلومات کو مرتب کرنے کے لیے کیا جاتا ہے۔ ایجنسی کی پالیسی کے مطابق کام کرنے والا کمپیوٹر ایک فعال فائر وال اور جدید ترین اینٹی وائرس سافٹ ویئر سے لیس ہے۔ ہارڈ ڈرائیو پر کلائنٹ کی معلومات کا مستقل طور پر میموری سٹکس پر بیک اپ لیا جاتا ہے تاکہ معلومات کو ضائع ہونے سے بچایا جا سکے۔ وقف شدہ کمپیوٹر پاس ورڈ سے محفوظ ہے۔
ایجنسی کی پالیسی کے مطابق کام کے لیے وقف کمپیوٹر ایک کام کرنے والی فائر وال اور جدید ترین اینٹی وائرس سافٹ ویئر سے لیس ہیں۔ ہارڈ ڈرائیو پر کلائنٹ کی معلومات کا مستقل طور پر میموری سٹکس پر بیک اپ لیا جاتا ہے تاکہ معلومات کو ضائع ہونے سے بچایا جا سکے۔ وقف شدہ کمپیوٹرز پاس ورڈ سے محفوظ ہیں۔ تمام الیکٹرانک کلائنٹ کا مواد جیسے کہ ای میلز مخصوص پاس ورڈ سے محفوظ کمپیوٹرز پر محفوظ ہیں۔ سیل فونز کا بڑے پیمانے پر استعمال کیا جاتا ہے۔ تاہم، ان آلات پر کبھی بھی کوئی شخص پیش نہیں کیا جاتا، یا خفیہ ڈیٹا محفوظ نہیں کیا جاتا۔ متنی پیغامات پڑھنے کے فوراً بعد حذف کر دیے جاتے ہیں اور سیل فون کی زندگی (معاہدہ) کے اختتام پر ڈیوائس کو ہتھوڑے سے تباہ کر کے ضائع کر دیا جاتا ہے۔ ٹیکسٹ پیغامات میں صرف غیر شناخت شدہ ڈیٹا استعمال کیا جا سکتا ہے۔
یہ ایجنسی کی پالیسی ہے کہ کسی بھی حالت میں اس ایجنسی کے کلائنٹس کے ساتھ کسی بھی وقت سمعی یا بصری آلات کا استعمال نہ کریں۔
شکایات تنظیمی سرگرمیوں پر غور کرنے اور ایسی تبدیلیاں کرنے کا ایک موقع ہے جو پروگراموں، آپریشنز اور خدمات کو بہتر بنا سکتی ہیں۔ یہ ضروری ہے کہ بیرونی اسٹیک ہولڈرز کے پاس شکایات کا اظہار کرنے کا ایک طریقہ ہو، اور سوسائٹی ان کو سنجیدگی سے لیتی ہے۔ مسائل کا فوری حل بڑھنے سے بچتا ہے اور رسک مینجمنٹ کی صحیح مشقوں کو ظاہر کرتا ہے۔
سینٹ ایڈن ہاؤس سوسائٹی اسٹیک ہولڈرز، فنڈرز، کمیونٹی کے اراکین اور افراد کو شکایت، تبصرے اور تعریف کے اظہار کا ایک سادہ اور بامعنی طریقہ فراہم کرتا ہے۔ ایجنسی کی ویب سائٹ پر شکایات، تبصرے اور تعریفی لنک دستیاب ہوں گے۔ شکایت کنندگان کو ویب سائٹ کے ذریعے اپنی شکایت درج کرانے کا اختیار فراہم کیا جائے گا، بورڈ کے چیئر یا نامزد کے ساتھ ٹیلی فون رابطہ یا تحریری طور پر مکمل پتہ فراہم کیا جا رہا ہے۔
تمام شکایات کی معلومات بورڈ آف ڈائریکٹرز کے چیئرمین کو بھیجی جائیں گی۔ شکایت، تبصرہ یا تعریف 7 دنوں کے اندر بورڈ کے چیئر یا نامزد کی طرف سے تسلیم کیا جائے گا اور شکایت کنندہ کو مشورہ دیا جائے گا کہ شکایت پر کارروائی کی جائے گی اور کارروائی کے لیے ایک ٹائم لائن فراہم کی جائے گی۔ اس ایوینیو کے ذریعے موصول ہونے والی تمام معلومات کو جائزہ کے لیے بورڈ آف ڈائریکٹرز کی توجہ میں لایا جائے گا۔ شکایت کی دستاویز کو رکھنا ضروری ہے، اور شکایت کو بورڈ میٹنگ منٹس میں بھی دستاویزی ہونا چاہیے۔
English 
Tagalog 
Arabic 
Urdu 
Spanish 
Chinese 
Gujarati