Ang mga file ng kliyente, kawani, board at volunteer na pinamamahalaan ng ahensya ay susunod sa mga alituntunin para sa pangongolekta, pamamahala, pag-secure, pagsira at paglilipat ng impormasyon ayon sa mga pamantayang ginagamit ng FOIP at mga indibidwal na kontrata sa mga nagpopondo. Susubaybayan ang pagkakumpleto ng mga file ng Persons Served sa pamamagitan ng Quarterly File Review na isinagawa ng Executive Director o itinalaga at ang mga tool ng system sa pagkolekta ng data. Ang lahat ng mga file ay sinusubaybayan ng hindi bababa sa taun-taon upang makumpleto ang mga kinakailangan sa paglilisensya at matiyak na ang data sa file ay napapanahon. Isang tool sa sistema ng pagsubaybay upang matiyak na ang pagsunod ay binuo at dapat gamitin. Ang mga file ng kawani ay sinusuri taun-taon batay sa petsa ng anibersaryo ng mga miyembro ng kawani habang ang pagsusuri ay isinasagawa kasabay ng pagkumpleto ng taunang pagsusuri.
Ang lahat ng impormasyon ng file ay pinananatiling double lock (gabinet at opisina) sa itinalagang opisina. Walang impormasyon ang maaaring ilagay sa mga file ng tauhan ng empleyado na hindi magkakaroon ng access ang isang empleyado. Ang mga empleyado ay pinahihintulutan na ma-access ang kanilang personal na file sa pamamagitan ng kahilingan sa Executive Director. Ang Executive Director ay pinahihintulutan ng access sa kanyang personal na file sa pamamagitan ng kahilingan sa Board Chair.
Ang mga taong pinaglilingkuran ng mga file ay pinananatiling naka-double lock sa itinalagang opisina. Ang mga taong pinagsilbihan ng mga file ay maaaring ma-access ng lahat ng kawani. Maaaring may access ang mga kasalukuyang kliyente sa anumang impormasyon na hindi impormasyon ng 3rd party. Ang mga pamamaraan ng FOIP ay susundin. Ang mga kahilingan ay dapat gawin sa Executive Director. Anumang mga pinaalis na kliyente na humihiling ng impormasyon mula sa mga file ng ahensya ay maaaring gumawa ng kahilingang ito sa Executive Director kung sila ay pinagsilbihan sa loob ng 7 taon. Ang lahat ng mga file ng kliyente ay masisira pagkatapos ng 7 taon.
Kung ang impormasyon ay kailangang itama o baguhin, ang lumang impormasyon ay dapat na scratched sa pamamagitan ng isang solong linya. Ang may-akda ng mga pagbabago ay dapat na inisyal sa simula at dulo ng linya. Ang anumang binago o naitama na impormasyon ay dapat ding i-highlight sa isang tala sa pakikipag-ugnayan sa Ahensya. Ang mga asul o itim na panulat ay gagamitin lamang kapag gumagawa ng mga propesyonal na dokumentasyon.
Patakaran ng Ahensya na huwag ilabas ang sinumang tao na inihatid ng impormasyon sa sinumang iba pang (mga) tao o institusyon nang walang ipinahayag na nakasulat na pahintulot ng mga taong pinagsilbihan.
Ang mga file ng kliyente at kawani na pinamamahalaan ng ahensya ay susunod sa mga alituntunin para sa pagkolekta, pamamahala, pag-secure, pagsira at paglilipat ng ayon sa mga pamantayang ginagamit ng FOIP Sa anumang pagkakataon ay hindi gumagamit ang ahensyang ito ng mga audio o video recording ng mga kliyente. Magkakaroon ng dedikadong computer para sa propesyonal na paggamit na protektado ng password at sa isang secure na opisina. Ang elektronikong pag-iimbak ng mga file ng kliyente ay pansamantala, at ang impormasyong ito ay inililipat sa mga memory stick at itinatago kasama ang hard copy ng file ng kliyente. Ang paggamit ng email na may impormasyong nauugnay sa kliyente ay dapat na protektado ng password. Ang lahat ng mga file cabinet ay naka-lock at/o sa isang secured room.
Ang lahat ng impormasyon ng kliyente ay dapat i-lock at secure kapwa sa pisikal at elektronikong paraan. Patakaran ng ahensya na ang lahat ng dokumentasyon at mga tala ay susuriin ng isang superbisor upang matiyak na tumpak, pare-pareho at kumpletong pangongolekta ng data. Ginagamit ang mga intake form para mag-compile ng tumpak at kumpletong impormasyon. Ayon sa patakaran ng ahensya, ang nakatalagang work computer ay nilagyan ng gumaganang fire wall at up-to-date na anti-virus software. Ang impormasyon ng kliyente sa hard drive ay patuloy na naka-back up sa mga memory stick upang maprotektahan ang impormasyon mula sa pagkawala. Ang nakalaang computer ay protektado ng password.
Ayon sa patakaran ng ahensya, ang mga dedikadong work computer ay nilagyan ng gumaganang fire wall at napapanahon na anti-virus software. Ang impormasyon ng kliyente sa hard drive ay patuloy na naka-back up sa mga memory stick upang maprotektahan ang impormasyon mula sa pagkawala. Ang mga nakalaang computer ay protektado ng password. Ang lahat ng nilalaman ng electronic client tulad ng mga email ay naka-imbak sa nakalaang mga computer na protektado ng password. Ang mga cell phone ay malawakang ginagamit; gayunpaman, walang sinumang tao ang naihatid, o kumpidensyal na data na nakaimbak sa mga device na ito. Ang mga text message ay tinanggal kaagad pagkatapos basahin at sa pagtatapos ng buhay ng mga cell phone (kontrata) ang aparato ay nawasak sa pamamagitan ng martilyo at itinapon. Tanging ang hindi nagpapakilalang data lamang ang maaaring gamitin sa mga text message.
Patakaran ng ahensya na huwag gumamit ng audio o visual na kagamitan sa anumang sitwasyon anumang oras sa mga kliyente ng ahensyang ito.
Ang mga reklamo ay isang pagkakataon upang isaalang-alang ang mga aktibidad ng organisasyon at gumawa ng mga pagbabago na maaaring mapabuti ang mga programa, operasyon at serbisyo. Kinakailangan na ang mga panlabas na stakeholder ay magkaroon ng paraan upang ipahayag ang mga reklamo, at ang Lipunan ay tinitingnan bilang sineseryoso ang mga ito. Ang agarang pagtugon sa mga isyu ay umiiwas sa mga pagdami at nagpapakita ng maayos na mga kasanayan sa pamamahala sa peligro.
Ang St. Aidan's House Society ay nagbibigay ng mga stakeholder, funder, miyembro ng komunidad at mga taong pinagsilbihan ng simple at makabuluhang paraan ng pagpapahayag ng mga reklamo, komento at papuri. Magagamit ang link ng mga reklamo, komento at papuri sa website ng ahensya. Ang mga nagrereklamo ay bibigyan ng isang opsyon para sa paghahain ng kanilang reklamo sa pamamagitan ng pagsusumite ng website, pakikipag-ugnayan sa telepono sa Board Chair o Designate o sa pamamagitan ng pagsulat kasama ang buong address na ibinigay.
Ang lahat ng impormasyon ng reklamo ay idadala sa Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor. Ang reklamo, komento o papuri ay tatanggapin ng Tagapangulo ng Lupon o Italaga sa loob ng 7 araw at ang nagrereklamo ay ipapayo na ang reklamo ay aaksyunan at bibigyan ng timeline para sa aksyon. Ang lahat ng impormasyong natanggap sa pamamagitan ng avenue na ito ay dadalhin sa atensyon ng Lupon ng mga Direktor para sa pagsusuri. Dapat itago ang dokumentasyon ng reklamo, at dapat ding idokumento ang reklamo sa Minutes ng Pagpupulong ng Lupon.
English 
Tagalog 
Arabic 
Urdu 
Spanish 
Chinese 
Gujarati