એજન્સી દ્વારા સંચાલિત ક્લાયન્ટ, સ્ટાફ, બોર્ડ અને સ્વયંસેવક ફાઇલો FOIP અને ભંડોળ આપનારાઓ સાથેના વ્યક્તિગત કરારો દ્વારા ઉપયોગમાં લેવાતા ધોરણો અનુસાર માહિતીના સંગ્રહ, સંચાલન, સુરક્ષા, નાશ અને ટ્રાન્સફર માટે માર્ગદર્શિકાનું પાલન કરશે. સેવા આપવામાં આવેલી ફાઇલોની સંપૂર્ણતાનું નિરીક્ષણ એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટર અથવા નિયુક્ત દ્વારા કરવામાં આવતી ત્રિમાસિક ફાઇલ સમીક્ષાઓ અને ડેટા સંગ્રહ સિસ્ટમ ટૂલ્સ દ્વારા કરવામાં આવશે. લાઇસન્સિંગ આવશ્યકતાઓને પૂર્ણ કરવા અને ફાઇલ પરનો ડેટા અદ્યતન છે તેની ખાતરી કરવા માટે બધી ફાઇલોનું ઓછામાં ઓછું વાર્ષિક ધોરણે નિરીક્ષણ કરવામાં આવે છે. પાલન વિકસાવવામાં આવ્યું છે અને તેનો ઉપયોગ કરવો આવશ્યક છે તેની ખાતરી કરવા માટે એક ટ્રેકિંગ સિસ્ટમ ટૂલ. સ્ટાફ ફાઇલોની વાર્ષિક સમીક્ષા સ્ટાફ સભ્યોની વર્ષગાંઠની તારીખના આધારે કરવામાં આવે છે કારણ કે સમીક્ષા વાર્ષિક મૂલ્યાંકન પૂર્ણ થવા સાથે હાથ ધરવામાં આવે છે.
બધી ફાઇલ માહિતી નિયુક્ત કાર્યાલયમાં ડબલ લોક (કેબિનેટ અને ઓફિસ) રાખવામાં આવે છે. કર્મચારીની વ્યક્તિગત ફાઇલો પર એવી કોઈ માહિતી મૂકી શકાતી નથી જેની ઍક્સેસ કર્મચારીને ન હોય. એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટરને વિનંતી કરીને કર્મચારીઓને તેમની વ્યક્તિગત ફાઇલ જોવાની મંજૂરી છે. બોર્ડ અધ્યક્ષને વિનંતી કરીને એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટરને તેમની વ્યક્તિગત ફાઇલ જોવાની મંજૂરી છે.
જેમને સેવા આપવામાં આવી છે તેમની ફાઇલો પણ નિયુક્ત કાર્યાલયમાં ડબલ લોક રાખવામાં આવે છે. જેમને સેવા આપવામાં આવી છે તેમની ફાઇલો બધા સ્ટાફ દ્વારા ઍક્સેસ કરી શકાય છે. વર્તમાન ગ્રાહકો એવી કોઈપણ માહિતીની ઍક્સેસ મેળવી શકે છે જે તૃતીય પક્ષની માહિતી નથી. FOIP પ્રક્રિયાઓનું પાલન કરવામાં આવશે. વિનંતીઓ એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટરને કરવી આવશ્યક છે. એજન્સી ફાઇલોમાંથી માહિતીની વિનંતી કરતા કોઈપણ ડિસ્ચાર્જ ક્લાયન્ટ્સ જો તેમને 7 વર્ષની અંદર સેવા આપવામાં આવી હોય તો તેઓ એક્ઝિક્યુટિવ ડિરેક્ટરને આ વિનંતી કરી શકે છે. બધી ક્લાયન્ટ ફાઇલો 7 વર્ષ પછી નાશ પામશે.
જો માહિતી સુધારવાની કે બદલવાની જરૂર હોય, તો જૂની માહિતી એક જ વાક્યમાં ખંજવાળી નાખવી જોઈએ. ફેરફારોના લેખકે વાક્યની શરૂઆતમાં અને અંતે શરૂઆત કરવી જોઈએ. કોઈપણ બદલાયેલી અથવા સુધારેલી માહિતી એજન્સી સંપર્ક નોંધ પર પણ પ્રકાશિત કરવી જોઈએ. વાદળી અથવા કાળી પેનનો ઉપયોગ ફક્ત વ્યાવસાયિક દસ્તાવેજો બનાવતી વખતે જ કરવો જોઈએ.
એજન્સીની નીતિ એવી છે કે સેવા અપાયેલ વ્યક્તિઓની સ્પષ્ટ લેખિત સંમતિ વિના કોઈપણ અન્ય વ્યક્તિ (વ્યક્તિઓ) અથવા સંસ્થાઓને આપવામાં આવેલી માહિતી જાહેર ન કરવી.
એજન્સી દ્વારા સંચાલિત ક્લાયન્ટ અને સ્ટાફ ફાઇલો FOIP દ્વારા નિયુક્ત ધોરણો અનુસાર સંગ્રહ, સંચાલન, સુરક્ષા, નાશ અને ટ્રાન્સફર માટેની માર્ગદર્શિકાનું પાલન કરશે. કોઈપણ સંજોગોમાં આ એજન્સી ક્લાયન્ટ્સના ઑડિઓ અથવા વિડિયો રેકોર્ડિંગનો ઉપયોગ કરતી નથી. વ્યાવસાયિક ઉપયોગ માટે એક સમર્પિત કમ્પ્યુટર હશે જે પાસવર્ડથી સુરક્ષિત અને સુરક્ષિત ઓફિસમાં હશે. ક્લાયન્ટ ફાઇલોનો ઇલેક્ટ્રોનિક સંગ્રહ કામચલાઉ છે, અને આ માહિતી મેમરી સ્ટીકમાં ટ્રાન્સફર કરવામાં આવે છે અને ક્લાયન્ટ ફાઇલની હાર્ડ કોપી સાથે રાખવામાં આવે છે. ક્લાયન્ટ સંબંધિત માહિતી સાથેના ઇમેઇલનો ઉપયોગ પાસવર્ડથી સુરક્ષિત હોવો જોઈએ. બધી ફાઇલ કેબિનેટ લૉક અને/અથવા સુરક્ષિત રૂમમાં છે.
બધી ક્લાયન્ટ માહિતી ભૌતિક અને ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે લોક અને સુરક્ષિત રાખવી જોઈએ. એજન્સી નીતિ મુજબ, સચોટ, સુસંગત અને સંપૂર્ણ ડેટા સંગ્રહ સુનિશ્ચિત કરવા માટે, બધા દસ્તાવેજો અને રેકોર્ડની સુપરવાઇઝર દ્વારા સમીક્ષા કરવામાં આવે છે. સચોટ અને સંપૂર્ણ માહિતીનું સંકલન કરવા માટે ઇન્ટેક ફોર્મનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે. એજન્સી નીતિ મુજબ, સમર્પિત કાર્ય કમ્પ્યુટર કાર્યરત ફાયર વોલ અને અદ્યતન એન્ટી-વાયરસ સોફ્ટવેરથી સજ્જ છે. માહિતી ખોવાઈ જવાથી બચાવવા માટે હાર્ડ ડ્રાઇવ પરની ક્લાયન્ટ માહિતીનો મેમરી સ્ટીક પર સતત બેકઅપ લેવામાં આવે છે. સમર્પિત કમ્પ્યુટર પાસવર્ડથી સુરક્ષિત છે.
એજન્સી નીતિ મુજબ, સમર્પિત કાર્ય કમ્પ્યુટર્સ કાર્યરત ફાયર વોલ અને અદ્યતન એન્ટી-વાયરસ સોફ્ટવેરથી સજ્જ છે. માહિતી ખોવાઈ જવાથી બચાવવા માટે હાર્ડ ડ્રાઇવ પરની ક્લાયંટ માહિતીનો મેમરી સ્ટીક પર સતત બેકઅપ લેવામાં આવે છે. સમર્પિત કમ્પ્યુટર્સ પાસવર્ડ સુરક્ષિત છે. ઇમેઇલ્સ જેવી બધી ઇલેક્ટ્રોનિક ક્લાયંટ સામગ્રી સમર્પિત પાસવર્ડ સુરક્ષિત કમ્પ્યુટર્સ પર સંગ્રહિત થાય છે. સેલ ફોનનો વ્યાપક ઉપયોગ થાય છે; જો કે, આ ઉપકરણો પર ક્યારેય કોઈ વ્યક્તિને સેવા આપવામાં આવતી નથી, અથવા ગુપ્ત ડેટા સંગ્રહિત થતો નથી. ટેક્સ્ટ સંદેશાઓ વાંચ્યા પછી તરત જ કાઢી નાખવામાં આવે છે અને સેલ ફોનના જીવનકાળ (કોન્ટ્રાક્ટ) ના અંતે ઉપકરણને હથોડીથી નાશ કરવામાં આવે છે અને તેનો નિકાલ કરવામાં આવે છે. ટેક્સ્ટ સંદેશાઓમાં ફક્ત બિન-ઓળખ ડેટાનો ઉપયોગ કરી શકાય છે.
એજન્સીની નીતિ એવી છે કે આ એજન્સીના ગ્રાહકો સાથે કોઈપણ સમયે કોઈ પણ સંજોગોમાં શ્રાવ્ય અથવા દ્રશ્ય ઉપકરણોનો ઉપયોગ ન કરવો.
ફરિયાદો એ સંગઠનાત્મક પ્રવૃત્તિઓ પર વિચાર કરવાની અને કાર્યક્રમો, કામગીરી અને સેવાઓમાં સુધારો કરી શકે તેવા ફેરફારો કરવાની તક છે. બાહ્ય હિસ્સેદારો પાસે ફરિયાદો વ્યક્ત કરવાની પદ્ધતિ હોવી આવશ્યક છે, અને સોસાયટીને આને ગંભીરતાથી લેતી જોવામાં આવે છે. મુદ્દાઓનું તાત્કાલિક નિરાકરણ વધઘટ ટાળે છે અને મજબૂત જોખમ વ્યવસ્થાપન પ્રથાઓ દર્શાવે છે.
સેન્ટ એઇડન્સ હાઉસ સોસાયટી હિસ્સેદારો, ભંડોળ આપનારાઓ, સમુદાયના સભ્યો અને વ્યક્તિઓને ફરિયાદો, ટિપ્પણીઓ અને પ્રશંસા વ્યક્ત કરવાની એક સરળ અને અર્થપૂર્ણ પદ્ધતિ પૂરી પાડે છે. એજન્સીની વેબસાઇટ પર ફરિયાદો, ટિપ્પણીઓ અને પ્રશંસા લિંક ઉપલબ્ધ હશે. ફરિયાદીઓને વેબસાઇટ સબમિશન દ્વારા, બોર્ડના અધ્યક્ષ અથવા નિયુક્ત સાથે ટેલિફોન સંપર્ક દ્વારા અથવા સંપૂર્ણ સરનામું પ્રદાન કરીને લેખિતમાં ફરિયાદ નોંધાવવાનો વિકલ્પ આપવામાં આવશે.
બધી ફરિયાદની માહિતી બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સના અધ્યક્ષને મોકલવામાં આવશે. બોર્ડના અધ્યક્ષ અથવા નિયુક્ત દ્વારા ફરિયાદ, ટિપ્પણી અથવા પ્રશંસા 7 દિવસની અંદર સ્વીકારવામાં આવશે અને ફરિયાદીને જાણ કરવામાં આવશે કે ફરિયાદ પર કાર્યવાહી કરવામાં આવશે અને કાર્યવાહી માટે સમયરેખા આપવામાં આવશે. આ માર્ગ દ્વારા પ્રાપ્ત થતી બધી માહિતી બોર્ડ ઓફ ડિરેક્ટર્સના ધ્યાન પર સમીક્ષા માટે લાવવામાં આવશે. ફરિયાદનું દસ્તાવેજીકરણ રાખવું આવશ્યક છે, અને ફરિયાદ બોર્ડ મીટિંગ મિનિટ્સમાં પણ દસ્તાવેજીકૃત હોવી આવશ્યક છે.
English 
Tagalog 
Arabic 
Urdu 
Spanish 
Chinese 
Gujarati