Los expedientes de clientes, personal, directivos y voluntarios gestionados por la agencia seguirán las directrices de recopilación, gestión, seguridad, destrucción y transferencia de información de acuerdo con las normas empleadas por la F.O.I.P. y los contratos individuales con los financiadores. La integridad de los expedientes de las personas atendidas se controlará mediante las revisiones trimestrales de los expedientes realizadas por el Director Ejecutivo o la persona designada y las herramientas del sistema de recopilación de datos. Todos los expedientes se supervisan al menos una vez al año para completar los requisitos de licencia y garantizar que los datos del expediente están actualizados. Se ha desarrollado una herramienta de sistema de seguimiento para garantizar el cumplimiento y debe utilizarse. Los expedientes del personal se revisan anualmente en función de la fecha de aniversario de los miembros del personal, ya que la revisión se lleva a cabo junto con la realización de la evaluación anual.
Toda la información de los expedientes se guarda bajo doble llave (armario y oficina) en la oficina designada. En los expedientes personales de los empleados no puede figurar ninguna información a la que un empleado no tenga acceso. Los empleados pueden acceder a su expediente personal previa solicitud al Director Ejecutivo. El Director Ejecutivo puede acceder a su expediente personal previa solicitud al Presidente del Consejo.
Los expedientes de las personas atendidas también se guardan bajo doble llave en la oficina designada. Todo el personal puede acceder a los expedientes de las personas atendidas. Los clientes actuales pueden tener acceso a cualquier información que no sea información de terceros. Se seguirán los procedimientos FOIP. Las solicitudes deben dirigirse al Director Ejecutivo. Cualquier cliente dado de alta que solicite información de los archivos de la agencia puede hacer esta solicitud al Director Ejecutivo si fueron atendidos dentro de los 7 años. Todos los expedientes de los clientes serán destruidos después de 7 años.
En caso de que sea necesario corregir o modificar información, deberá tacharse la información antigua con una sola línea. El autor de los cambios debe poner sus iniciales al principio y al final de la línea. Toda información modificada o corregida deberá resaltarse también en una nota de contacto de la Agencia. Los bolígrafos azules o negros sólo deben utilizarse cuando se trate de documentación profesional.
Es política de la Agencia no divulgar la información de ninguna persona atendida a ninguna otra persona o instituciones sin el consentimiento expreso por escrito de las personas atendidas.
Los expedientes de los clientes y del personal gestionados por la agencia seguirán las directrices de recopilación, gestión, seguridad, destrucción y transferencia de acuerdo con las normas empleadas por la F.O.I.P. En ningún caso esta agencia utilizará grabaciones de audio o vídeo de los clientes. Habrá un ordenador exclusivo para uso profesional protegido por contraseña y en una oficina segura. El almacenamiento electrónico de los expedientes de los clientes es temporal, y esta información se transfiere a lápices de memoria y se guarda con la copia impresa del expediente del cliente. El uso del correo electrónico con información relacionada con los clientes debe estar protegido por contraseña. Todos los archivadores están cerrados con llave y/o en una sala segura.
Toda la información de los clientes debe estar bajo llave y protegida tanto física como electrónicamente. Es política de la agencia que toda la documentación y los registros sean revisados por un supervisor para garantizar una recopilación de datos precisa, coherente y completa. Los formularios de admisión se utilizan para recopilar información precisa y completa. Según la política de la agencia, el ordenador de trabajo está equipado con un cortafuegos y un software antivirus actualizados. Se realizan copias de seguridad de la información de los clientes almacenada en el disco duro en lápices de memoria para evitar que se pierda. El ordenador está protegido por contraseña.
Por política de la agencia, los ordenadores de trabajo están equipados con un cortafuegos operativo y software antivirus actualizado. Se realizan copias de seguridad de la información de los clientes en el disco duro en lápices de memoria para evitar que se pierda. Los ordenadores dedicados están protegidos por contraseña. Todo el contenido electrónico de los clientes, como los correos electrónicos, se almacena en ordenadores específicos protegidos con contraseña. Los teléfonos móviles se utilizan mucho; sin embargo, en estos dispositivos no se almacenan datos confidenciales ni se presta servicio a ninguna persona. Los mensajes de texto se borran inmediatamente después de ser leídos y al final de la vida útil (contrato) de los teléfonos móviles, el dispositivo se destruye a martillazos y se desecha. En los mensajes de texto sólo pueden utilizarse datos no identificativos.
Es política de la agencia no utilizar equipos audiovisuales en ninguna circunstancia y en ningún momento con los clientes de esta agencia.
Las quejas son una oportunidad para considerar las actividades de la organización e introducir cambios que podrían mejorar los programas, las operaciones y los servicios. Es imperativo que las partes interesadas externas dispongan de un método para expresar sus quejas, y que se considere que la Sociedad se las toma en serio. La pronta resolución de los problemas evita su escalada y demuestra la solidez de las prácticas de gestión de riesgos.
Aidan's House Society ofrece a las partes interesadas, los financiadores, los miembros de la comunidad y las personas atendidas un método sencillo y significativo para expresar quejas, comentarios y elogios. En el sitio web de la agencia habrá un enlace para quejas, comentarios y elogios. Los denunciantes tendrán la opción de presentar su queja a través de la página web, por teléfono con el Presidente de la Junta o la persona designada, o por escrito indicando la dirección completa.
Toda la información sobre quejas se remitirá al Presidente del Consejo de Administración. El Presidente del Consejo o la persona designada acusarán recibo de la queja, comentario o elogio en un plazo de 7 días y se informará al denunciante de que se tomarán medidas al respecto y se le facilitará un calendario de actuación. Toda la información recibida por esta vía se pondrá en conocimiento del Consejo de Administración para su revisión. Deberá conservarse la documentación de la queja, que también deberá constar en las actas de las reuniones del Consejo.
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