ستتبع ملفات العملاء والموظفين ومجالس الإدارة والمتطوعين التي تديرها الوكالة المبادئ التوجيهية لجمع المعلومات وإدارتها وتأمينها وإتلافها ونقلها وفقًا للمعايير التي يستخدمها مكتب خدمات الرقابة الداخلية والعقود الفردية مع الممولين. ستتم مراقبة اكتمال ملفات الأشخاص الذين تتم خدمتهم من خلال المراجعات الفصلية للملفات التي يجريها المدير التنفيذي أو من يعينه وأدوات نظام جمع البيانات. تتم مراقبة جميع الملفات سنويًا على الأقل لاستكمال متطلبات الترخيص والتأكد من تحديث البيانات الموجودة في الملف. تم تطوير أداة نظام تتبع لضمان الامتثال ويجب استخدامها. تتم مراجعة ملفات الموظفين سنويًا بناءً على تاريخ الذكرى السنوية للموظفين حيث تتم المراجعة بالتزامن مع استكمال التقييم السنوي.
يتم الاحتفاظ بجميع معلومات الملفات مقفلة بشكل مزدوج (الخزانة والمكتب) في المكتب المخصص لذلك. لا يجوز وضع أي معلومات في ملفات الموظفين لا يمكن للموظف الوصول إليها. يُسمح للموظفين بالاطلاع على ملفاتهم الشخصية بطلب من المدير التنفيذي. يُسمح للمدير التنفيذي بالاطلاع على ملفه الشخصي بطلب من رئيس مجلس الإدارة.
كما يتم الاحتفاظ بملفات الأشخاص الذين تمت خدمتهم في مكتب مخصص لذلك. يمكن لجميع الموظفين الوصول إلى ملفات الأشخاص الذين تمت خدمتهم. يمكن للعملاء الحاليين الوصول إلى أي معلومات ليست معلومات طرف ثالث. سيتم اتباع إجراءات حرية تداول المعلومات. يجب تقديم الطلبات إلى المدير التنفيذي. يجوز لأي عميل تم تسريحه يطلب معلومات من ملفات الوكالة أن يقدم هذا الطلب إلى المدير التنفيذي إذا كان قد تم خدمته في غضون 7 سنوات. سيتم إتلاف جميع ملفات العملاء بعد 7 سنوات.
في حالة الحاجة إلى تصحيح المعلومات أو تغييرها، يجب شطب المعلومات القديمة بسطر واحد. يجب على كاتب التغييرات أن يضع حرفًا أوليًا في بداية السطر ونهايته. يجب أيضًا تمييز أي معلومات تم تغييرها أو تصحيحها في مذكرة الاتصال بالوكالة. يجب استخدام الأقلام الزرقاء أو السوداء فقط عند عمل وثائق مهنية.
تتمثل سياسة الوكالة في عدم الإفصاح عن معلومات أي شخص قُدمت له الخدمة لأي شخص (أشخاص) أو مؤسسات أخرى دون موافقة خطية صريحة من الأشخاص الذين قُدمت لهم الخدمة.
ستتبع ملفات العملاء والموظفين التي تديرها الوكالة المبادئ التوجيهية لجمع وإدارة وتأمين وإتلاف ونقل ملفات العملاء والموظفين وفقاً للمعايير التي يستخدمها مكتب حماية المعلومات المالية. سيكون هناك جهاز كمبيوتر مخصص للاستخدام المهني محمي بكلمة مرور وفي مكتب آمن. التخزين الإلكتروني لملفات العميل مؤقت، ويتم نقل هذه المعلومات إلى وحدات ذاكرة وحفظها مع النسخة الورقية لملف العميل. يجب أن يكون استخدام البريد الإلكتروني مع المعلومات المتعلقة بالعميل محمي بكلمة مرور. جميع خزائن الملفات مقفلة و/أو في غرفة مؤمنة.
يجب تأمين جميع معلومات العملاء وتأمينها ماديًا وإلكترونيًا. ومن سياسة الوكالة أن تتم مراجعة جميع الوثائق والسجلات من قبل مشرف لضمان جمع بيانات دقيقة ومتسقة وكاملة. تُستخدم نماذج الاستلام لتجميع معلومات دقيقة وكاملة. وفقًا لسياسة الوكالة، فإن حاسوب العمل المخصص مجهز بجدار حماية فعال وبرنامج محدث لمكافحة الفيروسات. يتم نسخ معلومات العميل على القرص الصلب احتياطيًا باستمرار على أقراص الذاكرة لحماية المعلومات من الضياع. الحاسوب المخصص محمي بكلمة مرور.
وفقًا لسياسة الوكالة، فإن حواسيب العمل المخصصة مزودة بجدار حماية فعال وبرنامج محدث لمكافحة الفيروسات. يتم نسخ معلومات العميل على القرص الصلب احتياطيًا باستمرار على أقراص الذاكرة لحماية المعلومات من الضياع. أجهزة الكمبيوتر المخصصة محمية بكلمة مرور. يتم تخزين جميع محتويات العميل الإلكترونية مثل رسائل البريد الإلكتروني على أجهزة الكمبيوتر المخصصة المحمية بكلمة مرور. يتم استخدام الهواتف المحمولة على نطاق واسع؛ ومع ذلك، لا يتم تخزين أي شخص أو بيانات سرية على هذه الأجهزة. تُحذف الرسائل النصية فور قراءتها وعند انتهاء العمر الافتراضي للهواتف الخلوية (العقد) يتم إتلاف الجهاز بالمطرقة والتخلص منه. لا يجوز استخدام سوى البيانات غير المحددة للهوية في الرسائل النصية.
من سياسة الوكالة عدم استخدام الأجهزة السمعية أو البصرية في أي ظرف من الظروف وفي أي وقت مع عملاء هذه الوكالة.
تمثل الشكاوى فرصة للنظر في الأنشطة التنظيمية وإجراء التغييرات التي من شأنها تحسين البرامج والعمليات والخدمات. من الضروري أن يكون لدى أصحاب المصلحة الخارجيين طريقة للتعبير عن الشكاوى، وينظر إلى الجمعية على أنها تأخذها على محمل الجد. إن المعالجة الفورية للمشكلات تتجنب التصعيد وتوضح الممارسات السليمة لإدارة المخاطر.
توفر جمعية دار سانت ايدان لأصحاب المصلحة والممولين وأفراد المجتمع والأشخاص الذين يتم خدمتهم طريقة بسيطة وهادفة للتعبير عن الشكاوى والتعليقات والمجاملات. سيكون رابط الشكاوى والتعليقات والإطراءات متاحًا على الموقع الإلكتروني للوكالة. سيتم تزويد مقدمي الشكاوى بخيار تقديم شكواهم عبر تقديمها على الموقع الإلكتروني، أو الاتصال الهاتفي برئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه أو كتابيًا مع توفير العنوان الكامل.
سيتم توجيه جميع المعلومات المتعلقة بالشكوى إلى رئيس مجلس الإدارة. سيتم الإقرار بالشكوى أو التعليق أو المجاملة من قبل رئيس مجلس الإدارة أو من ينوب عنه في غضون 7 أيام وسيتم إبلاغ صاحب الشكوى بأنه سيتم اتخاذ إجراء بشأنها مع تزويده بجدول زمني لاتخاذ إجراء. سيتم عرض جميع المعلومات الواردة عبر هذه الوسيلة على مجلس الإدارة لمراجعتها. يجب الاحتفاظ بتوثيق الشكوى، ويجب أيضًا توثيق الشكوى في محضر اجتماع مجلس الإدارة.
English 
Tagalog 
Arabic 
Urdu 
Spanish 
Chinese 
Gujarati